Kündigung per E-Mail: Wann sie wirksam ist – und wann nicht
Ob eine Kündigung per E-Mail wirksam ist, hängt von einer einzigen Frage ab: Verlangt das Gesetz für diesen Vertrag die Schriftform – oder genügt die Textform? Der Unterschied klingt technisch, entscheidet aber darüber, ob Ihr Vertrag endet oder stillschweigend weiterläuft.
Textform vs. Schriftform
Textform (§ 126b BGB) bedeutet: eine lesbare Erklärung auf einem dauerhaften Datenträger, mit Namensnennung, aber ohne Unterschrift. E-Mail, Fax, sogar eine Messenger-Nachricht erfüllen die Textform.
Schriftform (§ 126 BGB) bedeutet: ein Dokument aus Papier mit eigenhändiger Unterschrift im Original. Eine eingescannte Unterschrift in einer PDF-Datei genügt dafür nicht – das Original muss beim Empfänger ankommen.
Hier reicht die E-Mail
Für die meisten Verbraucherverträge gilt seit Oktober 2016: Allgemeine Geschäftsbedingungen dürfen keine strengere Form als die Textform verlangen (§ 309 Nr. 13 BGB). Handyvertrag, Streaming-Abo, Fitnessstudio, Zeitschriften, Strom- und Gasverträge – überall genügt die E-Mail, sofern der Vertrag nach Oktober 2016 geschlossen wurde.
Zusätzlich gilt für online abgeschlossene Verträge: Der Anbieter muss einen Kündigungsbutton bereitstellen (§ 312k BGB). Über den Button zu kündigen hat einen großen Vorteil – der Anbieter muss den Zugang sofort elektronisch bestätigen.
Hier ist die E-Mail unwirksam
Zwei wichtige Ausnahmen schreibt das Gesetz zwingend vor: Die Kündigung des Arbeitsverhältnisses braucht die Schriftform (§ 623 BGB) – eine Kündigung per E-Mail, WhatsApp oder Fax ist nichtig, und zwar sowohl für Arbeitgeber als auch für Arbeitnehmer. Nutzen Sie dafür die Vorlage zur Arbeitnehmerkündigung und übergeben Sie das unterschriebene Original.
Auch die Kündigung eines Mietvertrags über Wohnraum muss schriftlich erfolgen (§ 568 BGB) – hier gilt dasselbe: Kündigungsschreiben ausdrucken, eigenhändig unterschreiben, nachweisbar zustellen. Versicherungsverträge können dagegen seit 2022 in Textform gekündigt werden.
Das eigentliche Problem: der Zugangsnachweis
Selbst wo die E-Mail formwirksam ist, bleibt eine Schwäche: Im Streit müssen Sie beweisen, dass die Kündigung angekommen ist – und ein E-Mail-Sendeprotokoll überzeugt Gerichte nicht immer. Fordern Sie deshalb immer eine Eingangsbestätigung an, und wenn keine kommt, schicken Sie die Kündigung zusätzlich als Brief per Einwurf-Einschreiben. Wie Sie den Zugang sauber nachweisen, erklärt unser Ratgeber Kündigung richtig zustellen.